Tutte le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate per collegare POS fisici, SoftPOS e virtuali alla procedura Documento Commerciale online
Come fare il Collegamento Pos e Cassa se emetti scontrini senza registratore di cassa
Emettere scontrini online e pagamenti elettronici: cosa sapere su definizioni, dati necessari e scadenze
In questo articolo abbiamo rielaborato e sintetizzato i punti chiave della guida ufficiale dell'Agenzia delle Entrate, così da fornirti tutte le istruzioni specifiche per configurare il collegamento tra POS e cassa digitale in modo corretto. Che tu utilizzi terminali fisici, SoftPOS o POS virtuali, questa guida ti aiuterà a garantire l’invio dei dati nei tempi previsti
Cos'è il Documento Commerciale Online e come funziona
Gli scontrini emessi senza registratore di cassa vengono depositati in tempo reale nell'area dedicata dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi nella sezione "Documento Commerciale on line").
Per chi utilizza soluzioni come fatturapertutti, emettere scontrini senza un registratore di cassa fisico è già una realtà quotidiana semplice e sicura. Tuttavia, è fondamentale conoscere i nuovi obblighi tecnici e le scadenze previste per il 2026 per evitare sanzioni e garantire la corretta trasmissione dei dati.
In questo caso devi quindi seguire le istruzioni per collegamento dei POS per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” dell'Agenzia delle Entrate.
Prima di conoscere i passaggi da effettuare per il collegamento del tuo POS con il tuo strumento per emettere scontrini elettronici l'Agenzia delle Entrate descrive le informazioni e i dati utili.
Gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” devono registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura web “Documento Commerciale on line”. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web “Documento Commerciale on line”
Dati necessari per inserire il POS
L'operazione richiede l'inserimento del dato identificativo univoco del POS, che si compone di:
- Matricola del POS (Terminal ID). Questa informazione è prevista solo per i POS fisici;
- Numero del contratto di convenzionamento (stipulato con il fornitore del servizio di pagamento);
- Codice Fiscale dell'Acquirer (il fornitore del servizio di pagamento);
- Denominazione dell'Acquirer con cui è stato stipulato il contratto.
Puoi trovare queste informazioni sul contratto di convenzionamento stipulato con gli operatori finanziari, sul report mensile che questi ultimi inviano o mettono a disposizione dell’esercente o altre modalità comunicate dall’Acquirer.
Spesso l’informazione si trova anche nell’area web dedicata che l’Acquirer mette a disposizione dell’esercente.
Differenza tra POS fisici, SoftPOS e POS virtuali
Sono considerati POS fisici tutti i dispositivi che consentono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente (sia tramite inserimento nel lettore sia in modalità contactless).
Oltre ai tradizionali POS, rientrano in questa categoria anche i cosiddetti “SoftPOS”, App che vengono installate su un dispositivo (smartphone, tablet, ecc.) dell’esercente trasformandolo in un POS in grado di accettare pagamenti contactless.
Sono invece considerati POS virtuali gli strumenti che permettono di autorizzare e gestire i pagamenti su Internet in modo sicuro.
Gestione dei POS: inserimento manuale e dismissioni
Nel caso in cui la procedura web non riporti i dati di un POS di cui l’esercente è titolare, è necessario inserire manualmente i suoi dati identificativi e registrare il collegamento con il RT in associazione del quale è utilizzato.
Al contrario, nel caso in cui la procedura web riporti i dati di un POS di cui l’esercente non è titolare o che ha dismesso, è opportuno dichiararne la non titolarità o il termine del suo utilizzo attraverso apposite funzionalità messe a disposizione all’interno della procedura stessa. A seguito della dichiarazione di non titolarità del POS o di dismissione dello stesso, la funzionalità non mostra più tale POS nell’elenco di quelli da collegare.
Esclusioni dall’obbligo di collegamento e casi misti
Non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi certificati mediante distributori automatici (cosiddette “vending machine”), quelli relativi alla cessione di carburante e quelli relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico.
Allo stesso modo, non sono interessati dalle nuove disposizioni i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, come, ad esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza, ecc., anche se incassati con pagamento elettronico.
Tuttavia, l’esercente che svolge sia attività per le quali vige l’obbligo di certificazione dei corrispettivi con il RT o con la procedura web “Documento Commerciale on line” sia attività esonerate, se utilizza lo stesso POS per l’incasso di entrambi i tipi di corrispettivi deve comunque registrare il collegamento.
Se invece lo stesso esercente utilizza un POS dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione mediante documento commerciale, non è tenuto a collegarlo e può dichiarare in procedura il suo utilizzo esclusivo per tali operazioni.
Nel caso in cui l’esercente scelga di dichiarare l’uso esclusivo di un POS a fronte di operazioni esonerate, quel POS non dovrà essere utilizzato, neanche saltuariamente, per l’incasso elettronico di operazioni certificate con emissione del documento commerciale.
Se, tuttavia, l’esercente sceglie volontariamente di emettere il documento commerciale per i corrispettivi esonerati, i POS utilizzati per l’incasso elettronico devono essere collegati.
L’obbligo di collegamento dei POS non vige nel caso in cui tutti i corrispettivi siano certificati esclusivamente mediante emissione di fattura.
Scadenze e Calendario 2026 per la comunicazione
La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dagli esercenti a partire dai primi giorni del mese di marzo 2026, relativamente agli strumenti di pagamento elettronico attivi nel mese di gennaio 2026.
A partire dalla data di messa a disposizione della procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli RT e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i POS utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026.
La funzionalità è stata messa a disposizione da parte dell'Agenzia delle Entrate in data 5 marzo 2026 e quindi i POS attivi nel mese di gennaio 2026 devono essere associati entro il 20 aprile 2026.
Relativamente ai POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS. Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già registrati. Quindi, ad esempio, i collegamenti tra POS e RT relativi al mese di aprile 2026, dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.
La Guida per Collegare i POS alla Cassa digitale, la procedura web Documento Commerciale on line
Per collegare i POS alla procedura web “Documento Commerciale on line”, l’esercente deve seguire i seguenti passaggi:
- accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” dal sito dell’Agenzia delle entrate mediante la propria identità digitale SPID/CIE/CNS ovvero le credenziali Entratel/Fisconline;
- cliccare sul link “Documento Commerciale on line” del box “Corrispettivi” presente nella home page del portale;
- cliccare sul link “Collegamento con strumenti di pagamento elettronico” del box “Funzionalità di supporto”;
Cerca il tuo POS non ancora collegato tra quelli a disposizione dell'Agenzia delle Entrate
Mediante la pagina così visualizzata, l’esercente può ricercare i collegamenti già registrati (pulsante “Cerca”), utilizzando eventualmente uno o più filtri di ricerca, effettuare un nuovo collegamento (pulsante “Inserisci collegamento”) e visualizzare i POS per i quali non risultano ancora collegamenti (pulsante “POS non collegati”).
La prima operazione da effettuare, per il collegamento tra il POS e lo strumento di emissione degli scontrini elettronici è quella di cercare tra i tuoi POS disponibili nell'archivio dell'Agenzia delle Entrate, cliccando il pulsante "POS non collegati".
Viene visualizzata la lista dei POS non ancora collegati, clicca su "inserisci pos", seleziona i POS da collegare e clicca su "Collega".
Inserimento manuale di un POS
Per effettuare un nuovo collegamento con un POS non presente tra quelli che gli operatori finanziari hanno comunicato all’Agenzia delle entrate, è possibile aggiungerlo manualmente cliccando il pulsante “Aggiungi POS”.
I POS aggiunti manualmente figureranno nella lista con fonte del dato uguale a “E” (Esercente) ad indicare l’avvenuto inserimento manuale.
Cliccando tale pulsante, l’esercente viene indirizzato alla seguente schermata dove può ricercare e scegliere l’Acquirer con il quale ha sottoscritto il contratto di convenzionamento del POS che intende inserire, cliccando sul pulsante “Seleziona”.
Indicando facoltativamente tutta o parte della denominazione dell’Acquirer e cliccando poi il pulsante “Cerca”, è possibile visualizzare gli Acquirer già presenti a sistema.
Qualora nell’elenco non sia presente l’Acquirer ricercato, è necessario procedere all’inserimento manuale dei relativi dati cliccando il pulsante “Aggiungi Acquirer”.
Cliccando su “Salva”, l’Acquirer viene aggiunto all’elenco con fonte del dato “E” ad indicare che è stato inserito manualmente dall’esercente. Una volta aggiunto, il nuovo Acquirer può essere selezionato al pari degli altri.
Dopo aver selezionato l’Acquirer cliccando sulla freccia blu, l’esercente deve inserire i dati del POS. I dati sono i seguenti:
- Tipologia del POS (POS fisico o di tipo online),
- terminal id (solo per i pos fisici),
- numero del contratto di convenzionamento.
Cliccare su “Salva”.
Dove trovare Terminal id, codice fiscale e denominazione dell’Acquirer
Terminal id (questa informazione deve essere indicata solo per i POS fisici), codice fiscale e denominazione dell’Acquirer sono solitamente rilevabili sul contratto di convenzionamento stipulato con gli operatori finanziari, sul report mensile che questi ultimi inviano o mettono a disposizione dell’esercente o altre modalità comunicate dall’Acquirer. Spesso l’informazione si trova anche nell’area web dedicata che l’Acquirer mette a disposizione dell’esercente.
Dopo aver inserito i dati del POS clicca il tasto Salva. Dall'elenco dei POS inseriti manualmente metti la spunta e clicca il tasto "Collega".
In questo modo hai completato l'operazione di collegamento tra il POS e lo strumento per emettere gli scontrini senza registratore di cassa (procedura web documento commerciale online).
Come escludere terminali dismessi, errati o esonerati
Cliccando la voce “POS non collegati”, l’utente può ricercare e consultare gli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare non collegati ad alcun dispositivo.
Qualora tali strumenti non siano più nella disponibilità dell’utente (ad esempio perché restituiti e dismessi) ovvero l’utente non ne riconosca la titolarità, è possibile comunicare tali situazioni tramite la funzione “Chiusura”, selezionando l’icona del lucchetto. La stessa funzionalità è utilizzabile per segnalare che il POS è utilizzato esclusivamente per operazioni escluse dall’obbligo di certificazione mediante RT.
È necessario inserire la motivazione scegliendola dall’elenco a tendina relativo al Motivo chiusura e, nel caso di cessazione del contratto con l’Acquirer o di restituzione dello strumento di pagamento, inserire la Data fine utilizzo. Si può utilizzare questa funzionalità anche per indicare che il POS è utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate dall’obbligo di emissione del documento commerciale. Anche in questo caso occorrerà indicare una data di riferimento.
Effettuata questa operazione, il sistema non riporterà più il POS tra quelli che possono essere scelti per il collegamento.
Riferimenti Ufficiali:
Questo articolo è stato redatto sulla base della Guida dell'Agenzia delle Entrate per il collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi