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La conservazione sostitutiva scadenza e guida pratica
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Entro quale data devi fare la conservazione sostitutiva
Per le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2021 ricorda che esiste l'obbligo di fare la conservazione sostitutiva (conservazione digitale) di questi documenti. Le fatture elettroniche devono essere conservate per la durata di 10 anni.
La regola generale prevede che per le fatture emesse e ricevute ogni anno deve essere effettuata la conservazione sostitutiva entro 3 mesi dal termine della presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo anno.
La conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell'anno 2021 deve essere effettuata entro il 28 febbraio 2023. In questo caso infatti, per i redditi dell'anno 2021, il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è il 30 novembre 2022.
Le sanzioni per la mancata conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche vanno conservate in un formato elettronico che segue specifici criteri previsti dalla legge e non in formato cartaceo. La mancata conservazione sostitutiva delle stesse non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali (art.52 del DPR n.633/72). La sanzione prevista varia da € 1.032,91 a € 7.746,85, ed il mancato adempimento non dà diritto al contribuente di avvalersi ai fini accertativi dell’esibizione dei documenti non conservati a norma.
I termini di scadenza per la conservazione sostitutiva sono correlati ai termini della presentazione delle dichiarazioni fiscali come stabilito dal DMEF 17 Giugno 2014 che al comma 3 dell'articolo 3 rileva che: "il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489"
Articolo 7, comma 4-ter, del D.L. 357/1994 “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.
Il procedimento della conservazione delle fatture elettroniche
Il procedimento della conservazione sostitutiva non è il semplice salvataggio dei file delle fatture nel PC. La conservazione è invece un particolare procedimento informatico che permette di rendere le fatture elettroniche leggibili, reperibili facilmente, autentiche ed integre. Il procedimento informatico crea un pacchetto di archiviazione al quale viene apposta firma e marca temporale. Il procedimento deve seguire le regole previste dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Come fare la conservazione sostitutiva con fatturapertutti
Procedi con semplicità con la conservazione sostitutiva di fatturapertutti. Fatturapertutti oltre a prevedere la conservazione sostitutiva per le fatture emesse (inviate) e ricevute con fatturapertutti permette di conservare le fatture elettroniche emesse con altri software. In quest'ultimo caso devi ovviamente avere a disposizione i file xml delle fatture elettroniche e degli esiti di consegna ricevuti dal Sistema di Interscambio.
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