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Come fare la fattura elettronica, guida completa

Come fare la fattura elettronica, guida completa

quello che devi sapere in pochi passi

La fattura elettronica è stato introdotta tramite la legge finanziaria 2008 ed il Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 ha definito le regole tecniche e linee guida. A partire dal 6 giugno 2014 l'obbligo di emettere la fattura elettronica è stato introdotto solo per chi doveva emettere fatture ad alcuni enti della pubblica amministrazione e dal 31 marzo 2015 è stato introdotto per l'emissione di fatture nei confronti di tutti gli enti della pubblica amministrazione. 

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria tra privati e verso i consumatori finali è entrata a partire dal 1 gennaio 2019. 

Quest'obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 che fa riferimento a quanto stabilito  per la fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione.  

Dal 1 gennaio 2019 per la vendita di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, devono essere emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

Il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 ha definito tutte le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio. 

 

Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica
 

Sono obbligati ad emettere la fattura elettronica tutti i soggetti titolari di partita IVA che effettuano operazioni nei confronti di soggetti residenti o stabiliti in Italia. A questa regola generale bisogna però considerare alcune eccezioni di soggetti che sono esclusi dall'obbligo di emissione della fattura elettronica. I soggetti esonerati sono:

le imprese od i professionisti che adottano un regime fiscale agevolato (regime forfettario, imprenditori agricoli esonerati dall'emissione della fattura);

medici, farmacie e strutture sanitarie in merito alle prestazioni effettuate alle persone fisiche e che effettuano l'invio delle prestazioni sanitarie al Sistema Tessere Sanitaria. 

 

Cos'è la fattura elettronica
 

La fattura elettronica non può essere emessa in formato cartaceo ma deve essere emessa in uno specifico formato definito dalla legge. La fattura elettronica deve essere emessa creando un file in formato XML, per questo motivo è necessario un programma specifico che permette di creare le fatture in questo specifico formato. 

A partire quindi dal 1 gennaio 2019, i soggetti obbligati ad emettere la fattura elettronica devono emetterla in questo formato nei confronti di imprese, professionisti, associazioni, enti pubblici e privati e consumatori finali. 

Questo formato determina delle regole uguali per tutti per la creazione di una fattura elettronica, in questo le informazioni che può contenere una fattura sono uguali per tutti. Ogni parte della fattura deve essere compilata secondo precise regole, tutto questo all'interno di un file.  
 

Quali dati bisogna inserire in una fattura elettronica
 

I dati che deve contenere una fattura elettronica sono gli stessi che sono previsti dalla legge per emettere una fattura cartacea/tradizionale. Le regole per l'emissione della fattura non sono cambiate, come detto in precedenza è cambiata solo la "forma" o meglio il formato della fattura. Tramite un programma che permette di creare il file xml della fattura si compilano tutti i dati standard di una fattura. Il programma prende le informazioni che hai inserito in merito a tutti i dati della fattura e li trasforma in una fattura in formato xml con tutti i dati riportati nella sequenza e forma corretta. 

 

Fatturapertutti permette di creare, firmare ed inviare una fattura elettronica secondo le regole stabilite dalla legge.


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In linea generale anche la fattura elettronica deve contenere obbligatoriamente i seguenti dati:

la data di emissione

il numero progressivo (è possibile gestire serie differenti di documenti)

i dati del venditore e dell'acquirente: ragione sociale, sede legale, partita iva e codice fiscale.

descrizione del prodotto/servizio 

la quantità del prodotto/servizio venduto


Per approfondimenti leggi anche

Cos'è una fattura

 

La cosa che bisogna tenere presente con attenzione è che a differenza della fattura tradizionale/cartacea, la fattura elettronica non deve essere inviata al cliente ma all'Agenzia delle Entrate che la inoltrerà al cliente e quindi deve contenere l'indirizzo telematico del cliente destinatario. Per tutti gli altri dati è prevista una corrispondente sezione all'interno del file xml. 

L'indirizzo telematico è diverso a seconda della seguente tipologia di clienti:

se i clienti sono una pubblica amministrazione allora l'indirizzo telematico è chiamato indice Pa ed è composto da 6 caratteri alfanumerici. Chi deve emettere la fattura deve richiedere questo codice alla pubblica amministrazione che è obbligata a comunicarlo;

se il cliente è un'impresa oppure un consumatore finale l'indirizzo telematico/codice destinatario può essere composto da 7 caratteri alfanumerici oppure da una PEC (posta elettronica certificata). Anche in questo caso è il cliente che deve comunicare l'indirizzo telematico a chi emette la fattura. Solo nel caso di cliente impresa o consumatore l'indirizzo telematico può anche essere composto da 7 zeri  "0000000". 

 

Firmare ed inviare una fattura elettronica
 

Una volta creata la fattura elettronica (formato xml), questa deve essere essere firmata con la firma digitale, questo garantisce l'autenticità del file. E' necessario quindi avere un dispositivo che permette di firmare il file della fattura elettronica. 

Dopo aver applicato la firma digitale alla fattura elettronica bisogna inviarla al Sistema di Interscambio (piattaforma dell'Agenzia delle Entrate) che tramite l'indirizzo telematico la inoltrerà al cliente destinatario.

Nel caso in cui, come detto in precedenza, la fattura elettronica di un'impresa o di un privato contiene l'indirizzo telematico composto da 7 zeri "0000000" allora questa potrà essere recuperata dal destinatario accedendo alla sua area riservata all'interno del portale dell'Agenzia delle Entrate. 

La fattura elettronica può essere inviata allo SdI inviando il file all'indirizzo PEC dello SdI oppure tramite degli intermediari autorizzati.

 

Fatturapertutti è un intermediario autorizzato e quindi puoi tramite fatturapertutti, in modo molto semplice, creare ed inviare una fattura elettronica secondo le regole stabilite dalla legge. 



Solo nel caso di fatture elettroniche emesse ad un cliente pubblica amministrazione dopo la consegna al destinatario, lo stesso destinatario può inviare una notifica di scarto. Questo perché l'amministrazione della pubblica amministrazione non la ritiene corretta e quindi invia una descrizione che giustifica lo scarto. In questo modo il fornitore potrà correggere la fattura secondo il motivo descritto e potrà inviarla nuovamente allo SdI. 

Sempre solo la pubblica amministrazione può inviare una notifica di accettazione della fattura e nel caso in cui non invia la notifica di accettazione o di scarto il Sistema di Interscambio invierà una notifica di decorrenza termini. Con la notifica di decorrenza termini, il soggetto che emette la fattura dovrà contattare la pubblica amministrazione per capire se la fattura è corretta o meno. 

 

Termini per  l'emissione della fattura elettronica
 

La fattura si considera emessa dal momento in cui lo SdI la consegna al destinatario nel caso di impresa o privato e nel caso di pubblica amministrazione nel momento cui viene accettata dall'ente o viene notificata la decorrenza termini.

Secondo la legge la fattura deve essere inviata entro 12 giorni dalla data di emissione presente in fattura se la fattura è immediata ed entro il giorno 15 del mese successivo se la fattura è differita. Per capire se si rientra nei termini corretti di invio bisogna conteggiare i giorni che vanno dalla data di emissione alla data di consegna al cliente da parte dello SdI (o di messa a disposizione nella sua area riservata del portale dell'Agenzia delle Entrate). Tieni presente, che di norma, che lo SdI effettua la consegna al destinatario quasi nello stesso momento in cui la riceve da te.

 

Come ricevere una fattura elettronica
 

Le modalità di ricezione delle fatture elettroniche sono le stesse che possono essere utilizzate per effettuare l'invio e sono le seguenti:

tramite la propria PEC;

tramite un programma/software se all'interno della fattura elettronica è indicato l'indirizzo telematico utilizzato dal proprio programma per ricevere le fatture;

tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.
 

Per rendere certa la ricezione delle fatture elettroniche tramite il proprio indirizzo telematico (quindi tramite il proprio programma) è possibile comunicare questo indirizzo direttamente all'Agenzia delle Entrate. Questa modalità è descritta al seguente link:

Fattura elettronica: come registrare l’indirizzo telematico predefinito nell’area web riservata dell’Agenzia delle Entrate/Fatture e corrispettivi

In questo modo anche se il fornitore non inserisce in fattura il tuo indirizzo telematico, il Sistema di interscambio ti consegnerà la fattura all'indirizzo indicato da te.

Fatturapetutti ti permette oltre che ad emettere in modo molto semplice le fatture elettroniche anche di ricevere in modo molto semplice le fatture elettroniche. 

 

Come conservare le fatture elettroniche
 

La normativa prevede che le fatture elettroniche siano conservate secondo delle regole specifiche, non è sufficiente conservare il PDF  della fattura per essere in regola. La conservazione delle fatture elettroniche chiamata anche conservazione sostitutiva è in grado di garantire l'autenticità delle fatture elettroniche secondo specifici criteri di archiviazione. Queste regole sono definite dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). 

 

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Data: mar 23, 2020,
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